Zwei Mal im Jahr eine Hochschulmesse, vier Onboarding-Termine pro Quartal, dazu gelegentlich Assessment-Center. Das klingt nach überschaubarem Gerätebedarf. Trotzdem stehen viele HR-Abteilungen vor der Frage, ob sie für solche Anlässe mehrere Tablets kaufen, aus dem IT-Pool des Unternehmens borgen oder schlicht mieten sollen. Die Antwort hängt von weniger Faktoren ab, als man zunächst annimmt.
Wozu HR-Teams Tablets auf Events tatsächlich nutzen
Auf Recruiting-Messen sind Tablets längst Standard. Bewerber füllen kurze Erstkontaktformulare direkt am Stand aus, HR-Verantwortliche scannen Lebensläufe oder zeigen kurze Unternehmensvideos. Beim Onboarding ersetzen Tablets gedruckte Onboarding-Mappen: neue Mitarbeitende lesen Richtlinien, bestätigen Einwilligungen, absolvieren erste E-Learning-Einheiten. Das spart Papier und beschleunigt administrative Prozesse spürbar.
Konkret berichten Unternehmen mit 500 bis 1.000 Mitarbeitenden häufig davon, dass sie an einem Onboarding-Tag vier bis acht Geräte gleichzeitig benötigen, die jedoch an übrigen Arbeitstagen ungenutzt im Schrank liegen. Genau hier beginnt die Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Kaufen versus Mieten: Die Kostenseite nüchtern betrachtet
Ein aktuelles Mittelklasse-Tablet kostet zwischen 400 und 900 Euro netto. Wer fünf Geräte kauft, investiert 2.000 bis 4.500 Euro plus Verwaltungsaufwand: Geräteschutz, MDM-Lizenz, Reparaturkosten, Abschreibung über drei bis vier Jahre. Hinzu kommt das Obsoleszenzrisiko, denn Betriebssystem-Updates und App-Anforderungen machen Geräte nach drei Jahren oft zu langsam für moderne HR-Software.
Mietlösungen für kurzfristige Bedarfe werden dagegen tages- oder wochenweise abgerechnet. Für einen zweitägigen Messeauftritt mit vier Geräten bewegen sich die Mietkosten je nach Ausstattung in einem dreistelligen Bereich. Für fünf Onboarding-Termine im Jahr summiert sich das auf einen Bruchteil der Kaufinvestition. Gleichzeitig entfällt die Lagerhaltung, und die Geräte sind immer aktuell.
Welche Geräte sich für HR-Einsätze bewähren
Nicht jedes Tablet eignet sich gleich gut. Entscheidend für HR-Zwecke sind drei Eigenschaften: ein helles, entspiegeltes Display für Messehallen mit wechselnden Lichtverhältnissen, eine lange Akkulaufzeit von mindestens zehn Stunden und eine reibungslose Integration in MDM-Systeme wie Jamf oder Microsoft Intune. Apple-Geräte erfüllen diese Kriterien zuverlässig. Wer für einen konkreten Event kurzfristig Bedarf hat, kann beispielsweise iPad Air mietent-easy.de/ipad-air-mieten/“>iPad Air mieten und erhält damit ein Gerät, das sich per Apple Configurator in Minuten auf einen definierten App-Umfang beschränken lässt.
Für Onboarding-Szenarien empfiehlt sich der sogenannte Kiosk-Modus: Das Gerät zeigt ausschließlich die firmeneigene Onboarding-App oder ein bestimmtes Webformular an. Neue Mitarbeitende können keine anderen Apps starten, und sensible Firmendaten bleiben geschützt.
Datenschutz und rechtliche Grundlagen nicht unterschätzen
Wer auf Messen Bewerberdaten digital erfasst, verarbeitet personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Das betrifft sowohl selbst gekaufte als auch gemietete Geräte. Relevante Punkte dabei: Daten dürfen nicht unverschlüsselt auf dem lokalen Gerätespeicher liegen, die Einwilligung der Bewerber muss dokumentiert sein, und nach der Veranstaltung müssen Geräte vollständig zurückgesetzt werden.
Gerade bei Mietgeräten ist der Reset-Prozess einfacher zu standardisieren, weil Anbieter ihn oft als Teil des Service übernehmen oder zumindest dokumentieren. Dennoch sollte die HR-Abteilung sicherstellen, dass intern ein klares Protokoll existiert, das regelt, wer das Gerät vor der Rückgabe auf Werkseinstellungen zurücksetzt und dies schriftlich bestätigt.
Typische Einsatzszenarien im Überblick
- Hochschulmessen und Karrieretage: 2 bis 6 Geräte für 1 bis 2 Tage, Formulareingabe und Unternehmensvideos im Vordergrund
- Onboarding-Tage: 4 bis 10 Geräte je nach Gruppengröße, E-Learning und Dokumentensignatur
- Assessment-Center: Geräte als Arbeitsmittel für Teilnehmende bei digitalen Aufgaben
- Interne HR-Roadshows: Mitarbeiterbefragungen oder Feedback-Tools an wechselnden Standorten
Für alle vier Szenarien gilt: Der Gerätebedarf ist zeitlich eng begrenzt und unregelmäßig verteilt. Das spricht strukturell für Miete statt Kauf.
Wann der Kauf trotzdem sinnvoller ist
Es gibt Situationen, in denen Miete die schlechtere Wahl ist. Wer Onboarding-Geräte dauerhaft in festen Schulungsräumen betreibt, also täglich, dann amortisiert sich ein Kauf nach etwa 18 Monaten. Auch Unternehmen mit einer eigenen IT-Abteilung, die Geräte zentral verwaltet und regelmäßig aktualisiert, profitieren weniger von externer Miete. Gleiches gilt, wenn sehr spezifische Sicherheitszertifizierungen gefragt sind, die Mietanbieter nicht oder nur mit Aufwand garantieren können.
Als Faustregel gilt: Unter 20 Gerätenutzungstagen pro Jahr ist Miete fast immer günstiger. Über 60 Tagen kippt die Rechnung in Richtung Kauf.
Logistik und Vorlauf realistisch einplanen
Ein unterschätzter Aspekt ist der Vorlaufbedarf. Mietgeräte müssen konfiguriert, getestet und rechtzeitig vor Ort sein. Erfahrungswerte aus HR-Abteilungen zeigen, dass zwei Arbeitstage Vorlauf für Konfiguration und Versandpuffer realistisch sind. Wer das vergisst und erst am Vortag der Messe bestellt, riskiert technische Probleme ohne Puffer zur Lösung.
Sinnvoll ist ein kurzes internes Checklist-Dokument für wiederkehrende Events: Welche Apps werden benötigt? Welches MDM-Profil wird aufgespielt? Wer ist verantwortlich für Rücksetzung und Rückgabe? Solche Prozesse lassen sich nach dem ersten Event standardisieren und kosten danach kaum noch Zeit.
Für HR-Teams, die ihre Prozesse weiterentwickeln und dabei auf fundierte Erkenntnisse stützen wollen, lohnt auch der Blick auf Publikationen des Deutschen Instituts für Normung oder Fachverbänden wie der Deutschen Gesellschaft für Personalführung, die regelmäßig praxisnahe Leitfäden zu HR-Digitalisierung veröffentlichen.
Unterm Strich ist die Entscheidung zwischen Kaufen und Mieten keine technische, sondern eine organisatorische. Wer den eigenen Gerätebedarf einmal sauber auflistet und mit einem Nutzungstagebuch über sechs Monate trackt, hat nach einem halben Jahr eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Oft reicht dieses einfache Vorgehen, um intern Klarheit zu schaffen und das Budget gezielter einzusetzen.
